Директор тратит деньги фирмы без отчетов и каких-либо документов. Ситуация знакома многим. Ведь директор считает, что деньги фирмы — это его деньги, бухучет — это проблема главбуха, которому он платит зарплату. Давайте разберемся, как быть бухгалтеру. Не каждый может позволить себе уволиться и не работать с таким директором.
Директор снимает деньги с карты на нужды фирмы
Одна из самых распространенных ситуаций, когда директор снимает деньги с корпоративной карты либо оплачивает картой материалы и услуги, необходимые фирме. Например, покупает хозяйственные принадлежности, материалы для производства, юридические консультации и так далее.
У нашего директора есть корпоративная карта компании. Он покупает по карте мыло, туалетную бумагу, моющие средства и компьютерные запчасти. Иногда директор снимает деньги с банкомата и покупает товары за наличные на рынке. Как подтверждать эти расходы? Достаточно ли просто банковской выписки, где видно, что деньги сняли с карты через банкомат? (из группы Бухгалтерия.ру в социальной сети Вконтакте)
ООО на ОСН, директор покупает за наличные материалы для производства. Обязательно ли должны быть выписаны товарные чеки, которые он приносит, на организацию? Или они могут быть выписаны и на директора как физлицо? (из группы Бухгалтерия.ру в социальной сети Вконтакте)
И в том, и в другом случае, за деньги нужно отчитываться.
Одной банковской выписки по карте недостаточно, чтобы потраченные суммы учесть в расходах.
Когда сотрудник снял деньги через банкомат или купил что-то по карте, деньги считаются
выданными ему под отчет. За расходование денег нужно отчитаться, то есть предоставить бухгалтеру авансовый отчет с оправдательными документами: накладными, билетами, счетами гостиниц, чеками банкоматов и т. д.
Чек из банкомата сам по себе целевое расходование средств не подтверждает, а лишь фиксирует выдачу денег под отчет. Если работник пользуется картой и снимает деньги с банкомата, чеки банкоматов нужны. Если работник оплачивает что-то через банкомат, например, сотовую связь, чек тоже нужно распечатать и передать в бухгалтерию.
Выписка из банка по расходованию денег с корпоративной карты лишней не будет. Но сама по себе она всего лишь подтверждает расходование средств и мало чем поможет бухгалтеру в части оправдания расходов. Хорошо, если суммы, снятые с карты, соответствуют суммам, указанным в чеках при наличной оплате. Но, так бывает редко. Поэтому чаще всего выписка нужна бухгалтеру, чтобы проконтролировать общую сумму расхода по карте. Не более того.
Каждый расход, который будет учтен при расчете налога на прибыль, должен быть подтвержден первичными документами, которые прилагаются к авансовому отчету.
Любому покупателю, который расплачивается корпоративной картой, продавец обязан выдать ему кассовый чек в соответствии со статьями 1.1 и 1.2 Закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ.
Для бухгалтерского и налогового учета достаточно чека, где поименованы все купленные товары. В соответствии с Законом от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ наименование товара входит в число обязательных реквизитов кассового чека. Поэтому, если у вас есть кассовый чек, то товарный чек не нужен.
Если продавец работает без ККТ, выдает только товарные чеки — чек, оформленный на имя физлица-директора, тоже можно провести через авансовый отчет.
Если есть первичка, выданные деньги оформляются под отчет, а списываются на основании авансового отчета. Само собой, платить НДФЛ и страховые взносы с выданных сумм не придется.
Все выплаты в пользу физических лиц легко контролируются налоговиками. За неисполнение обязанностей налогового агента фирму могут: как минимум, оштрафовать, а как максимум, привлечь директора по статье 199.1 УК РФ, если сумма неуплаченного налога превысит 5 млн руб за три года.
Когда директор сам отказывается составлять авансовый отчет, это становится головной болью бухгалтера. В жизни, к сожалению, бухгалтеры часто сами «подбирают» чеки на нужные суммы. Альтернативный вариант, израсходованную директором сумму денег отразить, как выданную премию и начислить налоги и взносы. Вряд ли это понравится директору. Лучше всего оговорить эту ситуацию заранее и попросить его собирать чеки.
НДС по кассовому чеку
Имейте в виду, НДС к вычету по товарным чекам не принимают. Для вычета НДС вы обязательно должны иметь счет-фактуру от продавца.
Если счета-фактуры нет, то не учитывайте сумму НДС в расходах при налогообложении прибыли.
По мнению Минфина, вычет НДС без счета-фактуры невозможен. Об этом чиновники писали в письмах от 26 марта 2019 г. № 03-07-09/20252, от 13 августа 2018 г. № 03-07-11/57127. Принятый НДС к вычету по кассовому чеку может привести к спору с налоговой.
Если вы не будете принимать НДС к вычету по кассовому чеку, не учитывайте эту сумму в расходах при налогообложении прибыли. Такова позиция Минфина России, изложенная в письме Минфина России от 13 августа 2018 г. № 03-07-11/57127. Ведь отсутствие счета-фактуры не входит в число случаев, когда предъявленный продавцом НДС можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль в соответствии с пунктом 1 статьи 170 Налогового кодекса РФ).
В бухгалтерском учете не принятую к вычету сумму НДС включите:
- в фактическую себестоимость материалов, товаров и тому подобных ценностей, если приобрели МПЗ;
- в расходы по обычным видам деятельности, если приобретенные работы или услуги связаны с обычными видами деятельности организации;
- в прочие расходы, если приобретенные работы или услуги не связаны с обычными видами деятельности организации.
Кстати, это издание все подписчики на бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» получают бесплатно. И если вы наш подписчик, вы, наверняка, уже получили его.
Если вы еще не подписались, самое время это сделать ПОДПИСАТЬСЯ НА БЕРАТОР, чтобы не пропустить новые, очень полезные подарки от бератора.
Директор переводит деньги на свою карту и тратит их на нужды фирмы
Перевод денег со счета фирмы на карту директора – это, как и предыдущая ситуация, классический вариант работы с подотчетниками.
Перевод денег на карту директора – это выдача денег под отчет. Способ получения денежных средств – безналичный.
За деньги, которые фирма перевела на карту директора, он должен отчитаться. На основании кассовых чеков, директор должен составить авансовый отчет, который сам же и утверждает.
Добрый день. Директор иногда снимает с расчётного счета деньги на свою карту и покупает продукты, хозяйственные и канцелярские товары для фирмы. Как отразить в учете списание денег с расчётного счета? (из группы Бухгалтерия.ру в социальной сети ВКонтакте)
Если чеков нет, то суммы, выданные под отчет, бухгалтерия не только не может списать в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, но и должна заплатить с них НДФЛ и страховые взносы, как с доходов работника.
Поэтому, если чеков нет, бухгалтер может попросить директора найти эти чеки, «подобрать» чеки на нужную сумму самостоятельно или «подвесить» эту ситуацию на некоторое время. А затем пообщаться с директором и выяснить его позицию по этому вопросу. В любом случае, если первички по произведенным расходам не будет, вам придется эту сумму оформить, как займ, со всеми вытекающими последствиями или как доход работника с начислением НДФЛ и взносов.
При наличии чеков вы можете списать деньги на хозяйственные нужды либо представительские расходы. Помните, что по представительским расходам нужно подготовить ряд документов, которые обоснуют эти расходы.
Директор тратит деньги фирмы на свои личные нужды
Когда директор тратит деньги фирмы на свои личные цели, все потраченные им суммы могут быть оформлены как займ или как доход.
В случае с займом, нужно составить договор и, если он беспроцентный, нужно начислять минимальный процент исходя из ставки ЦБ. Через какое-то время займ можно списать, но придется заплатить НДФЛ.
Если деньги провести как доход работника, нужно заплатить и страховые взносы, и НДФЛ.
ООО на УСН 15%. Директор платит алименты на ребенка своей бывшей жене. Делается это так: деньги просто переводим с расчетного счета фирмы на карту жене, без каких-либо оснований. НДФЛ и страховые взносы с этой суммы не уплачиваются. Как это все оформить?
Перевод денег с расчетного счета фирмы родственникам директора – распространенная ситуация. Это может быть перевод не только жене, но и родителям, и детям.
В любом случае, со всех денег должен быть уплачен, как минимум, НДФЛ.
С алиментов НДФЛ не взимается. Но только в том случае, когда алименты платит должник, а не фирма. То есть фирма платит зарплату, с которой удерживается НДФЛ и платятся взносы. А вот уже с той суммы, которая перечисляется в качестве алиментов налоги не платятся.
Бухгалтерия может переводить алименты за счет своего работника кому угодно. Но оформить это нужно заявлением работника на перечисление денег конкретному лицу.
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Четыре способа «спрятать» личные расходы директора
С ситуацией, когда директор оплатил свои покупки с расчетного счета компании и попросил «что-нибудь придумать» и «правильно это оформить», сталкивался не один бухгалтер. При этом компенсировать фирме потраченные на себя суммы руководитель не собирается.
Рассмотрим налоговые последствия разных вариантов учета таких расходов.
Способ 1. Маскировка личных трат шефа под расходы на нужды компании
Найдя подходящее обоснование личным тратам директора и имея документальное подтверждение, их списывают в налоговые расходы, а НДС по ним при наличии счета-фактуры принимают к вычету. Главное, чтобы такие покупки были оформлены на организацию (предупредите об этом директора) и можно было обосновать их необходимость для ее деятельности. В частности, это могут быть затраты:
— на покупку имущества, если его можно использовать как в офисе, так и дома (например, это техника, мебель, автомобиль и т.д.). «Спрятать» такие расходы могут как общережимники, так и упрощенцы.
Обращаем ваше внимание, что если руководитель приобретет автомобиль или иное транспортное средство, то с его стоимости организации придется платить транспортный налог;
— на отдых руководителя, если такую поездку «прикрыть», к примеру, переговорами с зарубежными партнерами или участием в каком-либо международном тренинге. В таком случае можно рискнуть и затраты на нее учесть при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе представительских расходов. Не забудьте про лимит, в пределах которого их можно учесть, — 4% от расходов на оплату труда за отчетный/налоговый период, в котором проведено представительское мероприятие. Кстати, принять к вычету НДС по потраченным суммам также можно лишь в пределах «прибыльного» норматива и, разумеется, только при наличии счета-фактуры.
И само собой, для учета таких расходов в качестве представительских придется подтвердить деловой характер поездки, собрав необходимые документы: программы мероприятий, в которых указаны место и срок их проведения, брошюры, отчет о представительских расходах, соответствующий приказ руководителя с обозначением в нем цели поездки и т.д. Правда, учтите, что налоговики обычно тщательно проверяют эти документы, поэтому они должны быть в порядке и в полном комплекте.
При УСН учесть представительские расходы для целей налогообложения нельзя, так как их нет в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы;
— на обеды руководителя в компании друзей, если их «превратить» в деловые переговоры и учесть в составе представительских расходов аналогично затратам на отдых. Для этого следует запастись первичными документами из ресторана (чеками, накладными, актами и т.п.), а также оформить стандартный набор документов для подтверждения представительских расходов, в том числе отчет о проведенной «официальной» встрече, приказ о ее проведении и т.д. Очевидно, что в документах не должно быть слов «боулинг», «сауна», «бильярд» и т.п. Ведь на них налоговики при проверке точно обратят внимание.
И это далеко не весь список того, что на практике бухгалтеры умудряются «спрятать» в учете.
Обращаем ваше внимание, что НДФЛ и страховые взносы при «маскировке» расходов начислять не придется, так как по данным учета эти расходы не доход директора.
Но имейте в виду, если в ходе налоговой проверки обман вскроется, то возможны следующие варианты развития событий.
Вариант 1. Если налоговики не обнаружат имущество, учтенное как ОС, или оспорят обоснованность учтенных расходов, то они снимут эти расходы и вычет НДС по ним. В итоге общережимникам будут грозить доначисления по налогу на прибыль и НДС, а упрощенцам с объектом налогообложения «доходы минус расходы» — доначисления по «упрощенному» налогу, а также пени и штрафы.
Вариант 2. Если налоговикам удастся еще и выяснить, что под «скрытыми» расходами прячутся личные покупки директора, то они могут пойти по иному сценарию, согласно которому такие траты будут признаны доходом руководителя в натуральной форме. Эта ситуация обернется финансовыми потерями для организации на любом налоговом режиме, ведь она повлечет за собой:
— доначисление страховых взносов, в том числе на травматизм, если налоговики расценят это как доход директора, полученный в рамках трудовых отношений. Но на сумму взносов можно будет уменьшить:
налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, за который доначислены страховые взносы, или налоговую базу по налогу при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» за период уплаты доначисленных взносов;
налог при УСН с объектом налогообложения «доходы» за период уплаты доначисленных взносов (но не более чем на 50%);
единый налог на вмененный доход за период уплаты доначисленных взносов (но не более чем на 50%);
— начисление пеней и наложение штрафов по НДФЛ. Ведь если компания не удержала НДФЛ при выплате дохода физлицу, пени и штрафы взыскиваются с нее как с налогового агента, а сам налог — с налогоплательщика (в нашем случае — с директора);
— доначисление налога на прибыль/»упрощенного» налога (при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы»). Ведь расходы на личное потребление директора экономически необоснованны;
— доначисление НДС. Налоговики могут посчитать, что имела место безвозмездная передача имущества, работ или услуг от организации директору, а она облагается НДС. Правда, в таком случае ранее заявленный к вычету НДС удастся отстоять, ведь при безвозмездной передаче вычет правомерен;
— начисление пеней и наложение штрафов по вышеперечисленным налогам и страховым взносам.
Способ 2. Покупки оплатили, но никак не учли
В этом случае покупки директора тоже оформляются на организацию, но траты на их приобретение никак не отражаются в налоговом учете, то есть налоговая база по налогу на прибыль на них не уменьшается и НДС к вычету не принимается.
Однако и это не гарантирует того, что налоговики не проявят интереса к таким расходам. Если в ходе проверки выяснится, что расходы были понесены на благо директора, то, скорее всего, проверяющие доначислят компании страховые взносы, в том числе на травматизм, и НДС с безвозмездной передачи. Правда, в таком случае компания сможет заявить к вычету входной НДС с покупки (нужен счет-фактура продавца). И само собой, будут начислены пени и наложены штрафы по НДС, НДФЛ и страховым взносам (как в варианте 2 способа 1).
Способ 3. Оформление подотчета
Когда директор оплачивает свои покупки (оформляя их не на организацию) корпоративной картой или снимает с нее наличные, списанные со счета суммы поступают ему под отчет. То есть впоследствии он должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходование денежных средств. Срок сдачи документов компания определяет самостоятельно в ЛНА. Исключение — командировка. По возвращении из нее отчитаться о потраченных с карты суммах подотчетник должен в течение 3 рабочих дней.
Внимание! Если компания не будет ни предпринимать никаких мер по взысканию задолженности с директора, ни прощать долг, то такое бездействие может обернуться доначислением НДФЛ, начислением пеней и наложением штрафов.
Но в нашем случае авансового отчета с оправдательными документами нет и известно, что руководитель возвращать подотчетные суммы не будет. Как вариант, компания может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга руководителю. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением. Простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компании.
В целях НДФЛ сумма прощенного долга однозначно признается доходом директора. А значит, в день подписания соглашения о прощении долга следует исчислить НДФЛ. Удержать его можно из любых доходов в денежной форме, причитающихся руководителю, в пределах 50% суммы выплаты. Перечислить НДФЛ в бюджет следует не позднее следующего рабочего дня.
А вот со страховыми взносами, в том числе на травматизм, ситуация иная. Дело в том, что они начисляются вне зависимости от того, будет ли прощен долг или нет. Факт прощения долга влияет лишь на дату начисления взносов. Так, на невозвращенную подотчетную сумму начислять страховые взносы нужно на наиболее раннюю из дат:
— или на дату истечения 1 месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена;
— или на дату списания задолженности, то есть на дату подписания соглашения о прощении долга.
В налоговые расходы включить сумму прощенного долга, разумеется, не получится ни общережимникам, ни упрощенцам. Но уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль/»упрощенному» налогу (при УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы») можно на страховые взносы, начисленные на невозвращенную подотчетную сумму.
Способ 4. Вручение подарка
Оплаченную за счет организации и оформленную на нее покупку можно передать руководителю в качестве дара. Для этого нужен договор дарения, составленный в письменной форме.
В таком случае облагать страховыми взносами, в том числе на травматизм, стоимость подарка не нужно, но только при условии, что его вручение не оформлено как поощрение за труд.
А вот исчислить НДФЛ со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. в год, все же придется. Удерживайте налог при очередной выплате денежного дохода директору, будь то зарплата, дивиденды (если директор является учредителем) или что-то еще. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% выплачиваемой суммы. Если никаких выплат в текущем году директору уже не будет, то сообщите о невозможности удержания налога в свою налоговую инспекцию не позднее 1 марта следующего года .
И не забудьте начислить на рыночную стоимость подарка НДС, так как речь в этом случае идет о безвозмездной передаче. Входной НДС с покупки можете принять к вычету при наличии счета-фактуры поставщика, оформленного на вашу организацию.
Учесть в налоговых расходах стоимость подарка нельзя.
Спонсировать личные покупки директора можно не только оплачивая их с расчетного счета компании, но и оказав ему финансовую помощь, выдав необходимую сумму на личные нужды деньгами.
И.В. Кравченко, Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
«Главная книга», 2019, N 10
Подписано в печать 08.05.2019
Материал подготовлен с использованием СПС КонсультантПлюс.
Региональный Информационный Центр
общероссийской Сети распространения правовой
информации КонсультантПлюс
Услуги «Подписка на периодические издания» и «Семинары» оказываются партнером компании ООО «Информ-Плюс» — ООО «Консультант-ИНФОРМ». Размещение информации об услугах осуществляется в соответствии с Соглашением об информационном сотрудничестве от 10.01.2011г.
Директор не отчитался за полученные средства
Иногда директор компании, который является еще и ее единственным участником, считает, что все денежные средства компании его собственные и что он вправе тратить деньги компании по своему усмотрению. Получая средства под отчет в бухгалтерии, он расходует их на собственные нужды, не возвращает или возвращает не в срок, не вовремя предоставляет отчеты, тратит деньги с корпоративной карты по своему усмотрению на свои личные нужды.
К сожалению деньги на расчетном счете организации не принадлежат ни ее учредителю, ни руководителю, по общему правилу учредитель сможет ими законно распоряжаться только когда получит их в качестве дивидендов после уплаты всех налогов, а директору вправе рассчитывать на заработную плату и премию.
Бухгалтерия обязательно скажет такому директору о том, что существуют правила, установленные Указанием Банка России « О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У в соответствии с которыми:
- подотчетные деньги должны выдаваться по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату
- денежные средства должны возвращаться в установленный срок или должен быть предоставлен авансовый отчет, к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы
- выдавать деньги под отчет можно только тем лицам, которые на момент выдачи уже отчитались по ранее выданным средствам
- самый главный принцип: денежные средства должны быть потрачены на нужды организации. А для того чтобы на них можно было уменьшить налог на прибыль или отнести на расходы при УСН такие расходы должны соответствовать ст. ст. 252, 346.16 НК РФ в соответствии с которыми расходы это обоснованные, документально подтвержденные затраты, реально понесенные налогоплательщиком.
Бухгалтер также может посоветовать, в случае несвоевременного возврата подотчетных денег с целью не учитывать эти суммы как доход подотчетного лица и не платить на эти суммы НДФЛ и взносы:
- зачесть их в счет выплаты дивидендов в соответствующем периоде
- выдать как материальную помощь
- учесть как возврат займа
Еще денежные средства, за которые не отчитался директор, можно удержать из его зарплаты с соблюдением норм ст. ст. 137, 138 ТК РФ.
Иногда организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, нужно понимать, что в таком случае эти суммы однозначно признаются его доходом и, следовательно, будут облагаться и НДФЛ и страховыми взносами.
Кроме того, в случае, когда в компании действует наемный директор, который не возвращает подотчетные средства и не отсчитывается по ним, то учредители компании могут привлечь его к гражданско-правовой ответственности за убытки , причиненные организации его неразумными или недобросовестными действиями в соответствии с п. 3 ст. 53 ГК РФ.
Привычно акцентирую ваше внимание на налогах!
Ситуации, когда директор не отчитался за подотчет может привести к тому, что при выездной налоговой проверке такое нарушение обнаружат, тогда возникают налоговые последствия.
Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы. Минфин традиционно считает, что в случае невозврата лицом подотчетных сумм и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Такой же точки зрения придерживается и налоговая (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).
Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ. НК РФ прямо не предусматривает такого источника дохода у физлица как выданные подотчет денежные средства. Однако, налоговая старается трактовать норму о подотчетных средствах именно так. Традиционно разбирает споры налоговиков и налогоплательщиков суд. И, опять по традиции, судебная практика неоднозначна и отражает 2 подхода «за» и «против».
Наиболее взвешенная позиция есть в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 в нем указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд считает, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.