Квитанция такси: как создать бланк строгой отчётности
После поездки на такси у пассажира должно остаться подтверждение об оплате услуги. Для этого службы должны выдавать чеки или квитанции в форме бланков строгой отчётности. Мы уже рассказывали, что чеки формирует онлайн-касса для такси, но бланки заполняются вручную. Расскажем, что такое БСО для такси, как его создать и заполнить.
БСО для такси: что это такое
Отчетность такси может вестись с помощью кассовых чеков или БСО — бланков строгой отчётности. Эти документы подтверждают факт совершённой поездки и должны содержать информацию о службе и о заказе. Каждый пассажир имеет право получить либо чек, либо БСО по завершению заказа.
По закону 259-ФЗ (статья 31 пункт 5) служба такси обязана выдавать чеки или квитанции в форме бланков строгой отчётности, иначе получит штраф. Водитель, который не выдаст пассажиру квитанцию, по закону 69-ФЗ (статья 3) заплатит штраф в 1000 ₽, должностное лицо — 10 000 ₽, юридическое — 30 000 ₽.
Таким образом, бланк строгой отчётности для такси — это альтернатива кассовому чеку. Однако его можно использовать не всем службам.
Бланк строгой отчетности для такси: кому можно использовать
По закону 54-ФЗ Об онлайн-кассах все компании должны выдавать клиентам кассовые чеки, а не БСО. Для этого у водителей в машинах должны быть установлены кассовые аппараты, а служба должна заключить договор с оператором фискальных данных. В противном случае — штраф от 30 000 ₽, а за повторное нарушение — закрытие службы на 90 дней.
 |
 |
Кассовые чеки на услуги такси с деталями заказа и QR-кодом на подробный фискальный чек
Однако для некоторых служб действует отсрочка на применение онлайн-касс до июля 2019 года. Соответственно, кассовые чеки они могут не выдавать, а вместо них использовать бланки строгой отчётности для такси.
Какие службы могут до июля 2019 выдать пассажиру БСО:
те, кто работает по патентной системе налогообложения (ПСН).
В закон 54-ФЗ планируется вносить изменения и отсрочить применение онлайн-касс ещё до 2021 года. Если это изменение примут, то все службы смогут использовать товарный чек на услуги такси ещё несколько лет.
Бланки строгой отчетности для такси: как создать и заполнить
Бланки такси: как создать
Бланк такси не имеет фиксированного варианта оформления, но Правила перевозок пассажиров и багажа устанавливают обязательные реквизиты, которые должна содержать квитанция на оплату поездки.
Название бланка такси, его серия и номер. Этот реквизит должен быть напечатан:
«Квитанция на оплату пользования легковым такси
серия ____ номер ____»
Название службы (фрахтовщика), адрес офиса, номер телефона и ИНН.
Дата: число, месяц и год выдачи квитанции.
Стоимость заказа цифрами и прописью, тариф и показатели таксометра.
ФИО и подпись того, кто уполномочен проводить расчёты в службе такси. Обычно в этом реквизите указываются данные водителя.
Обязательные реквизиты квитанции для такси в форме бланка строгой отчётности
Служба может вставить в бланк квитанции такси и другие реквизиты на своё усмотрение. Например, указывать, какие дополнительные требования содержал заказ, как был оплачен: наличными или по карте.
Товарный чек такси удобнее всего печатать на бумаге формата А6 — это четверть альбомного листа. Хотя нет единственно верного варианта оформления, квитанцию стоит создавать с расчётом на удобство и для водителя, и для пассажира.
Графы с реквизитами, которые водитель должен заполнить самостоятельно, лучше сгруппировать, чтобы он сразу их видел. Это ускорит работу.
Любой документ вашей службы лучше печатать на фирменном бланке с логотипом, слоганом и фирменными шрифтами.
Чтобы бланк такси выглядел опрятно, лучше использовать только один или два шрифта: полужирное начертание и крупный размер — для названия службы и обычное начертание и мелкий размер — для остального текста. Так пассажиру будет проще сверить все данные заказа.
Как заполнить товарный чек на такси водителю
Служба должна выдавать водителям уже подготовленные бланки такси, где напечатаны наименование, серия и номер документа и все данные о службе. Водителю необходимо заполнить от руки пустые поля:
номер бланка (если не указан)
дату выдачи квитанции
стоимость поездки цифрами и прописью
свои фамилию, имя и отчество
другие реквизиты, которые требует служба, например, название тарифа, атрибуты заказа, способ оплаты и т.д.
Службы на Такси-Мастер могут отправлять подробный чек о поездке на электронную почту пассажира. Это позволит дольше сохранить отчётность о поездке. Для этого клиент должен указать e-mail в мобильном приложении или сообщить его оператору при следующем заказе. Водитель может рассказать клиенту о такой возможности.
Бланк БСО для такси: образцы
Бланки для такси вам помогут создать в типографии, или вы самостоятельно можете создать их по образцам, которые подобраны ниже, и напечатать.
БСО для такси: образец с обязательными реквизитами и логотипом службы
Более подробный товарный чек на услуги такси — скачать бланк
Как заполнить квитанцию такси для бухгалтерии
Квитанция такси — это документ, подтверждающий факт оплаты за поездку. Бланк может пригодиться работнику для подтверждения своих затрат на выполнение трудовых обязанностей.
В чем проблема
Довольно часто сотрудники вынуждены пользоваться услугами таксистов для исполнения служебного задания. Конечно, никто не желает тратить собственные деньги, и работник вправе потребовать с работодателя возместить эти транспортные расходы. Но затраты на услуги таксистов должны быть оправданны и подтверждены документально. В противном случае наниматель не сможет принять расходы к учету, а следовательно, и возместить их.
Чтобы подтвердить оплату поездки, придется сдать в бухгалтерию кассовый чек или специальный квиток. Например, квитанция Яндекс.Такси или иной службы перевозок пассажиров.
Основная проблема — это отсутствие бумаг у самого таксиста – часто по вызову приезжают «вольнонаемные» граждане, которые работают на себя, хоть и под логотипом крупной компании. Такие водители зачастую слабо понимают русскую речь, что уж говорить о бланках строгой отчетности или кассовых чеках (ордерах).
Как же получить квитанцию такси для подтверждения расходов
Отчаиваться не стоит. Обычно в любом городе или ином населенном пункте функционирует не одна служба заказа такси. Работнику следует самостоятельно выяснить, какая из служб готова предоставить правильные чеки. Выясните заранее, какое такси — с квитанцией. Москва, например, готова предложить десятки разных вариантов. Каждая из фирм работает официально и готова подтвердить оплату поездки документально.
Совет. В момент формирования заявки на машину уточните у оператора, готов ли водитель предоставить вам подтверждающий документ. Это может быть не только квитанция или кассовый чек, но и специальный бланк строгой отчетности. Как должны выглядеть эти документы, мы сейчас расскажем.
Когда машина подана, спросите водителя еще раз, готов ли он выдать вам документ. Если таксист отказывается, то следует напомнить ему о положениях федерального законодательства – о законе № 54 от 22.05.2003 и о правилах перевозки пассажиров № 112 от 14.02.2009.
Согласно этим нормам, водители обязаны выдавать квитки, ордера и квитанции, подтверждающие факт оплаты поездки. В противном случае в отношении нарушителей предусмотрена административная ответственность по ст. 14.5 КоАП:
- на должностных лиц и ИП — штраф от 25 до 50 % от суммы, принятой без чеков, но не менее 10 000 рублей;
- на юридических лиц — штраф от 75 до 100 % от принятой суммы без квитка, но не менее 30 000 рублей.
Эти правила применимы только в отношении официальных перевозчиков. С водителя, работающего на себя, стребовать подтверждающие документы довольно проблематично.
Квитанция такси — не просто документ
Получив на руки квиток, не торопитесь радоваться. Бумага должна соответствовать определенным требованиям, содержать обязательные реквизиты. В противном случае бланк не примут в бухгалтерии. То есть возврата ваших расходов не видать.
Подробно разберемся как заполнить квитанцию такси правильно. Обратите внимание на обязательные реквизиты:
- Полное наименование компании либо индивидуального предпринимателя, осуществляющего перевозки. Все реквизиты ИП или фирмы, то есть ИНН, КПП, адрес места нахождения, контактные телефоны.
- Дата оказания услуг, то есть дата совершения поездки, дата и время выдачи бланка.
- Цена единицы оказанной услуги, например, цена за один километр, общая стоимость поездки.
- Ф.И.О. водителя либо иного ответственного лица, который осуществил расчет.
Для бланков строгой отчетности обязательными являются серия и номер документа. Бланк – всегда отпечатан типографским способом, а компания-перевозчик обязана вести их учет.
При оплате услуг перевозчика онлайн, например, через интернет-банкинг или электронные деньги, формируется соответствующий документ, которой вполне достаточно для подтверждения расходов в бухгалтерии. Но онлайн-расчеты поддерживают далеко не все компании-перевозчики.
Вот, как должен выглядеть образец заполнения квитанции такси, которую вы приносите в бухгалтерию:
ВАЖНО! Проверьте бланк сразу при получении. Если в нем отсутствуют обязательные реквизиты, то потребуйте заменить квиток либо внести необходимую информацию при вас.
Об авторе статьи
Наталья Евдокимова Бухгалтер-эксперт, опыт практической работы — более 15 лет.
Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.