Как не допустить возникновения просроченной дебиторской (кредиторской) задолженности?
Всю деятельность учреждения, связанную с возникновением и своевременным погашением возникшей дебиторской задолженности, можно разделить на два этапа: работа, предпринимаемая учреждением на стадии заключения договора с контрагентом, и работа после неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств.
Деятельность учреждения по недопущению возникновения дебиторской задолженности на стадии заключения договора с контрагентом может заключаться в следующем:
– включение в контракт положения об ответственности контрагента за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств;
– включение в документацию о закупке требования об обеспечении исполнения договора;
– применение таких форм расчета, которые исключают риск неисполнения контрагентом обязательств по контракту (например, договором может быть предусмотрена выплата аванса);
– разработка механизма разрешения возможных разногласий с четким указанием сроков досудебных способов защиты нарушенных прав и указанием, какой судебный орган будет рассматривать возникший спор;
– своевременное отслеживание платежей по заключенным договорам и напоминание контрагенту о необходимости исполнения обязательств в установленный договором срок (создание и ведение системы управленческого учета).
Таким образом, первый этап заключается в попытке воспрепятствовать возникновению дебиторской задолженности либо ускорить процесс ее погашения. Однако не всегда принимаемые меры дают ожидаемый результат. В этом случае необходимо переходить ко второму этапу.
В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязательств учреждению необходимо осуществить:
– ведение претензионной работы;
– предъявление после ответа на претензию или истечения срока ответа искового заявления в судебные органы с требованием о взыскании с контрагента причитающейся суммы.
Рассмотрим подробнее вопросы обеспечения исполнения обязательств, ведения претензионной работы и обращения с требованием о взыскании имеющихся задолженностей в суд.
Обеспечение исполнения договора. Исполнение обязательств может обеспечиваться неустойкой, залогом, удержанием имущества должника, поручительством, банковской гарантией, задатком и другими способами, предусмотренными законом или договором (ст. 329 ГК РФ). В соответствии с ч. 4 ст. 34 Закона о контрактной системе*(1) в контракт включается обязательное условие об ответственности заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, предусмотренных контрактом.
При этом ч. 5, 7, 8 ст. 34 Закона о контрактной системе определено, что заказчик обязан установить в контракте размер пени в случае просрочки исполнения заказчиком обязательств, предусмотренных контрактом, размер пени, определенный в порядке, установленном Правительством РФ, в случае просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств по контракту, а также размер штрафа в виде фиксированной суммы, определенной в порядке, установленном Правительством РФ, за ненадлежащее исполнение сторонами своих обязательств по контракту.
Пеня начисляется за каждый день просрочки исполнения обязательства, предусмотренного контрактом, начиная со дня, следующего после дня истечения зафиксированного в контракте срока исполнения обязательства. Такая пеня устанавливается контрактом в размере 1/300 действующей на дату уплаты пеней ставки рефинансирования Банка России от не уплаченной в срок суммы.
Правила определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом (за исключением просрочки исполнения обязательств заказчиком, поставщиком (подрядчиком, исполнителем), и размера пени, начисляемой за каждый день просрочки исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, предусмотренного контрактом, утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.11.2013 N 1063.
Кроме того, в силу ч. 3 ст. 96 Закона о контрактной системе исполнение договора может обеспечиваться предоставлением банковской гарантии, выданной банком или внесением денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором в соответствии с законодательством РФ учитываются операции со средствами, поступающими заказчику. Способ обеспечения исполнения контракта определяется участником закупки, с которым заключается контракт, самостоятельно. Срок действия банковской гарантии должен превышать срок действия контракта не менее чем на один месяц.
Претензионная работа. Под претензией подразумевается требование кредитора к должнику о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением прав кредитора. Действующее законодательство РФ устанавливает обязательный претензионный порядок рассмотрения споров лишь в нескольких случаях (при перевозке грузов и оказании услуг связи). В иных же ситуациях порядок досудебного решения спора регулируется договором. Претензия может быть составлена в произвольной форме, но обязательно в письменном виде, суть претензии и содержащиеся в ней требования должны быть четко определены. В претензии необходимо указать:
– наименование и адрес контрагента (дебитора), которому выставляется претензия;
– наименование и адрес автономного учреждения (кредитора);
– наименование документа (претензия);
– регистрационный номер и дату составления претензии;
– суть претензии (обстоятельства, из которых следует претензия, ее сумму, а также нормы законодательства и договора, нарушенные контрагентом);
– четко выраженные требования к контрагенту (например, требование о перечислении суммы задолженности на счет автономного учреждения). Кроме того, здесь же можно указать, что в случае невыполнения требований учреждение вправе обратиться в суд;
– срок выполнения требований;
– перечень прилагаемых документов, подтверждающих требования (копии договора, акта выполненных работ, счета, акта сверки и т.д.);
– подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица;
– иные сведения.
Составлять претензию необходимо в двух экземплярах, один из которых направляется контрагенту. В качестве способа направления претензии следует выбрать заказное письмо с уведомлением или доставкой курьером (в этом случае на втором экземпляре претензии нужно проставить отметку о ее получении).
По истечении срока, установленного претензией, при отсутствии ответа на нее либо неудовлетворении (полном или частичном) указанных в ней требований автономное учреждение вправе обратиться с исковым заявлением в суд.
Судебное взыскание. Согласно п. 1 ст. 11 ГК РФ защиту нарушенных или оспоренных гражданских прав в соответствии с подведомственностью дел, установленной процессуальным законодательством, осуществляет суд, арбитражный суд или третейский суд.
Основанием для применения судебной защиты прав лица является факт их нарушения. В соответствии с ч. 1 ст. 27 АПК РФ дела по экономическим спорам и другие дела, связанные с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности, подведомственны арбитражному суду. Арбитражные суды разрешают экономические споры и рассматривают иные дела с участием организаций, являющихся юридическими лицами, граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица и имеющих статус индивидуального предпринимателя, приобретенный в установленном законом порядке, а в случаях, предусмотренных АПК РФ, и иными федеральными законами, с участием РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов, должностных лиц, образований, не имеющих статуса юридического лица, и граждан, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя.
По общему правилу иск предъявляется в арбитражный суд субъекта РФ по месту нахождения контрагента бюджетного учреждения (ст. 35 АПК РФ). В случае если его местонахождение неизвестно, то иск может быть предъявлен в арбитражный суд по месту нахождения его имущества либо по его последнему известному месту нахождения, кроме того, иск, следующий из договора, в котором указано место его исполнения, – по месту исполнения договора (ст. 36 АПК РФ).
Необходимо отметить, что в случае указания в договоре определенного судебного органа иск должен быть подан в данный арбитражный суд (ст. 36 АПК РФ).
Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной или электронной форме (посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет) (ч. 1 ст. 125 АПК РФ).
Направляемый в арбитражный суд иск должен содержать следующие сведения:
– наименование арбитражного суда, в который подается исковое заявление;
– наименование бюджетного учреждения, его место нахождения, номера его телефонов, факсов, адреса электронной почты;
– наименование контрагента учреждения, не исполнившего обязательства, его место нахождения;
– требования учреждения к контрагенту со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам – требования к каждому из них (необходимо указать требование о взыскании с контрагента сумм дебиторской задолженности);
– обстоятельства, на которых основаны исковые требования, и подтверждающие эти обстоятельства доказательства;
– цена иска, если иск подлежит оценке;
– расчет взыскиваемой или оспариваемой денежной суммы;
– сведения о соблюдении учреждением претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;
– сведения о мерах, принятых арбитражным судом по обеспечению имущественных интересов до предъявления иска;
– перечень прилагаемых документов.
Кроме того, в заявлении должны быть указаны и иные сведения, если они необходимы для правильного и своевременного рассмотрения дела, также могут содержаться ходатайства, в том числе об истребовании доказательств от ответчика или других лиц.
В соответствии с ч. 3 ст. 125 АПК РФ копии искового заявления и прилагаемых к нему документов должны быть направлены контрагенту заказным письмом с уведомлением о вручении.
К исковому заявлению необходимо приложить (в бумажном или электронном виде) (ст. 126 АПК РФ):
– уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление копий искового заявления и приложенных к нему документов;
– документ, подтверждающий уплату государственной пошлины в установленных порядке и размере или право на получение льготы по уплате государственной пошлины, либо ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки, об уменьшении размера государственной пошлины;
– документы, подтверждающие обстоятельства, на которых основываются требования;
– копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица;
– доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;
– копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска (при наличии);
– документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;
– выписка из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с указанием сведений о месте нахождения учреждения и его контрагента. Такие документы должны быть получены не ранее чем за 30 дней до дня обращения истца в арбитражный суд.
После подготовки искового заявления его необходимо направить со всеми приложениями должнику учреждения. В соответствии с п. 3 ст. 125 АПК РФ копии искового заявления и прилагаемых к нему документов отправляются ответчику заказным письмом с уведомлением о вручении.
При рассмотрении арбитражным судом вопроса о принятии заявления оно может быть возвращено в следующих случаях (ст. 129 АПК РФ):
– дело неподсудно данному арбитражному суду;
– до вынесения определения о принятии искового заявления к производству арбитражного суда от истца поступило ходатайство о возвращении заявления;
– не устранены обстоятельства, послужившие основаниями для оставления искового заявления без движения, в срок, установленный в определении суда.
Арбитражный суд также возвращает исковое заявление, если отклонено ходатайство о предоставлении отсрочки, рассрочки уплаты государственной пошлины, об уменьшении ее размера.
О возвращении искового заявления арбитражный суд выносит определение, в котором указываются основания для его возвращения, решается вопрос о возврате государственной пошлины из федерального бюджета.
Как списать просроченную задолженность?
В соответствии с Письмом Минфина РФ от 31.07.2013 N 03-03-06/4/30650 безнадежными (нереальными к взысканию) признаются задолженности с истекшим сроком исковой давности, а также те, по которым согласно гражданскому законодательству обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
Основаниями для признания дебиторской задолженности безнадежной являются:
– долги, по которым истек установленный срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
– долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);
– долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ);
– долги, по которым обязательство прекращено смертью должника (ст. 418 ГК РФ);
– долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено ликвидацией организации (ст. 419 ГК РФ).
Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. По общему правилу срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Следовательно, если указанный срок истек, учреждению будет отказано в удовлетворении иска. Напомним, что течение срока, установленного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало (ст. 191 ГК РФ).
Необходимо отметить, что в соответствии с п. 1 ст. 197 ГК РФ для отдельных видов требований законом могут быть предусмотрены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.
Течение срока исковой давности может быть приостановлено (ст. 202 ГК РФ):
1) если предъявлению иска препятствовало чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила);
2) если истец или ответчик находится в составе Вооруженных Сил РФ, переведенных на военное положение;
3) в силу установленной на основании закона Правительством РФ отсрочки исполнения обязательств (мораторий);
4) в силу приостановления действия закона или иного правового акта, регулирующих соответствующее отношение.
Кроме того, если стороны прибегли к предусмотренной законом процедуре разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т.п.), течение срока исковой давности приостанавливается на срок, установленный законом для проведения такой процедуры, а при отсутствии такого срока – на шесть месяцев со дня начала соответствующей процедуры.
Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием приостановления течения срока исковой давности, течение срока продолжается. Оставшаяся часть срока исковой давности, если она составляет менее шести месяцев, удлиняется до шести месяцев, а если срок исковой давности равен шести месяцам или менее шести месяцев – до срока исковой давности.
Наряду со случаями приостановления встречаются случаи прерывания течения срока исковой давности. Обстоятельства прерывания течения данного срока наступают при совершении обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (например, при частичном погашении задолженности либо признании задолженности и подписании акта сверки). После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, которое истекло до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).
При этом срок исковой давности прерывается каждый раз, как только обязанное лицо совершило указанные действия, без какого-либо ограничения. Следовательно, срок исковой давности можно продлевать на длительный период. Для этого нужно, чтобы должник хотя бы раз в три года признавал свой долг.
Списание с балансового учета нереальной к взысканию дебиторской задолженности осуществляется на основании результатов инвентаризации. Напомним, что порядок и сроки проведения инвентаризации должны быть установлены в учетной политике учреждения.
В соответствии с п. 98 Инструкции N 174н*(2) списание с балансового учета нереальной к взысканию суммы дебиторской задолженности отражается на основании справки (ф. 0504833) с приложением оправдательных документов по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» (0 206 21 660-0 206 26 660, 0 206 31 660-0 206 34 660, 0 206 41 660, 0 206 42 660, 0 206 52 660, 0 206 53 660, 0 206 62 660, 0 206 63 660, 0 206 91 660) и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»).
Согласно п. 339 Инструкции N 157н*(3) на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» учитываются задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента признания ее в порядке, установленном законодательством, нереальной к взысканию и списания с балансового учета учреждения для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.
Таким образом, если в ходе осуществления взыскания учреждением установлена невозможность предъявления требований к должнику, в том числе в связи с его отсутствием (ликвидация юридического лица, смерть должника и т.д.), задолженность указанного должника ввиду невозможности возобновления ее взыскания может быть списана учреждением со счета 04.
Согласно п. 34 Инструкции N 157н принятие активов к учету, а также их выбытие, в том числе в результате принятия решения об их списании, если иное не установлено данной инструкцией, осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом).
Аналитический учет по счету ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения отражалась дебиторская задолженность, с указанием полных наименований дебиторов (должников), а также иных реквизитов, необходимых для определения дебиторской задолженности в целях ее возможного взыскания.
В соответствии с п. 2 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 6 Инструкции N 157н к компетенции учреждения относится урегулирование в рамках своей учетной политики порядка списания задолженности ввиду невозможности ее взыскания.
С учетом изложенного учреждение при принятии решения о прекращении взыскания задолженности ввиду невозможности ее взыскания, вправе списать указанную задолженность со счета 04 в соответствии с порядком, утвержденным актами в рамках формирования своей учетной политики.
А. Репин,
эксперт журнала
«Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение»
«Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение», N 1, январь 2015 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
*(2) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.
*(3) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.